Διοργάνωση Συνεδρίων
Η ομάδα του “Διάζωμα Οργάνωση – Εκδήλωση” διαθέτει πολυετή εμπειρία στη διοργάνωση συνεδρίων, ελληνικών αλλά και παγκόσμιων. Αναλαμβάνουμε κάθε είδους συνέδριο ανεξαρτήτως μεγέθους, εφόσον κατέχουμε τόσο τη γνώση όσο και τους κατάλληλους συνεργάτες για την επιτυχημένη διεξαγωγή του.
Πεδίο Εργασίας
Έδρα μας είναι η Κρήτη, η οποία συνδυάζει παράλληλα αμέτρητες επιλογές σε διαμονή, γαστρονομία και εξορμήσεις με ιδανικά διαμορφωμένους χώρους υποδοχής συνεδρίων.
Επιπλέον, μέσω της πολυετούς μας εμπειρίας, έχουμε αναπτύξει ένα δίκτυο έμπειρων και έμπιστων συνεργατών στο νησί, γεγονός που εξασφαλίζει την επιτυχία μέσω της σύνθετης διαδικασίας που αφορά τη διοργάνωση συνεδρίων.
Επιπρόσθετα, εκτός από το όμορφο νησί της Κρήτης, ταξιδεύουμε και αναλαμβάνουμε τη διοργάνωση και διεξαγωγή συνεδρίων σε όλη τη χώρα. Τόσο στην Ηπειρωτική Ελλάδα όσο και στα υπόλοιπα νησιά της χώρας.
Αναλυτικότερα οι υπηρεσίες μας που αφορούν τη διοργάνωση συνεδρίων
Σύνταξη προϋπολογισμού
για το εκάστοτε συνέδριο καθώς και παροχή προσφοράς ανάλογα με τις ανάγκες και απαιτήσεις της οργανωτικής επιτροπής.
Αναζήτηση χορηγών και εκθετών
πιο συγκεκριμένα, δημιουργία χορηγικών πακέτων αλλά και διευθέτηση του εκθεσιακού χώρου και των περιπτέρων, κατόπιν σχετικής συζήτησης με την οργανωτική επιτροπή κάθε συνεδρίου.
Αναζήτηση και προτάσεις συνεδριακών χώρων
Παροχή του κατάλληλου τεχνικού εξοπλισμού
σύμφωνα με τις ανάγκες του κάθε συνεδρίου. Συνεργασία με τους κατάλληλους επαγγελματίες για την παροχή τεχνικού εξοπλισμού (laptops, projectors, monitors κ.α.) αλλά και κάθε είδους εξοπλισμού που απαιτέιται (τραπεζοκαθίσματα, τέντες κ.α).
Οργάνωση και διαχείριση του λεγόμενου “social program” του συνεδρίου
Οργάνωση διαλειμμάτων καφέ ή/και μεσημεριανών γευμάτων
σε συνεργασία με εταιρεία catering ή με τον ίδιο το χώρο διεξαγωγής του συνεδρίου.
Κρατήσεις σε ξενοδοχεία και εστιατόρια
παρέχουμε επιλογές και λύσεις διαμονής και σίτισης των συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια των συνεδρίων, που αναλαμβάνουμε, σε οποιοδήποτε μέρος της Ελλάδας.
Κανονισμός και διαχείριση κάθε είδους μεταφορών
(για παράδειγμα κρατήσεις πτήσεων, λεωφορείων, πλοίων κλπ.).
Αναζήτηση παροχής κάθε είδους αναγκαίας υπηρεσίας από το δίκτυο συνεργατών μας
(για παράδειγμα catering, poster panels κλπ.).
Δημιουργία και συγχρόνως ενημέρωση του διαδικτυακού τόπου του συνεδρίου
Αναλαμβάνουμε την δημιουργία της ιστοσελίδας του συνεδρίου σε συνεργασία πάντα με την οργανωτική επιτροπή. Μέσω της ιστοσελίδας δίνεται η δυνατότητα να πραγματοποιηθούν όλες οι απαιτούμενες ενέργειες από τους συμμετέχοντες (εγγραφή, πληρωμή, υποβολή εργασίας, κράτηση για διαμονή, δείπνο συνεδρίου, εκδρομές κ.α.).
Προωθητικές ενέργειες προς όλους τους πιθανούς συμμετέχοντες
Αποστολή επίσημης πρόσκλησης (Invitation Letter)
Σχεδιασμός, παραγωγή και διαχείριση του έντυπου και ψηφιακού υλικού του συνεδρίου
λογότυπα, αφίσες, banners, πρόγραμμα, τεύχος περιλήψεων, σημάνσεις αιθουσών και χώρων.
Διαχείριση λοιπού συνεδριακού υλικού
για παράδειγμα τσάντα συνεδρίου, γραφική ύλη, δώρα προσκεκλημένων ομιλητών, καρτελάκια ονομάτων με περιλαίμιο κλπ.
Δημιουργία και αποστολή βεβαιώσεων παρακολούθησης
Εκτέλεση διαδικασιών από τους συμμετέχοντες εύκολα και γρήγορα μέσα από το δικό μας online σύστημα
Εγγραφή στο συνέδριο
καθώς και δυνατότητα εξόφλησης μέσω πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας ή με κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό του συνεδρίου.
Υποβολή περιλήψεων
από τους ενδιαφερόμενους συμμετέχοντες καθώς και online αξιολόγηση των υποβολών από την επιστημονική επιτροπή του συνεδρίου.
Κρατήσεις και πληρωμές
δωματίων σε ξενοδοχεία, υπηρεσιών μεταφοράς και κρατήσεις για τις κοινωνικές εκδηλώσεις που αφορούν το πρόγραμμα του συνεδρίου (dinner, εκδρομές κ.α).
Οικονομική διαχείριση του συνεδρίου
Εισπράξεις πληρωμών
από τους συμμετέχοντες μέσω πιστωτικών/χρεωστικών καρτών και τραπεζικών καταθέσεων για τις εγγραφές συμμετοχής στο συνέδριο αλλά και στις κοινωνικές εκδηλώσεις.
Εισπράξεις χορηγιών
για το συνέδριο. Λαμβάνουμε τις χορηγίες του συνεδρίου και στη συνέχεια καλύπτουμε τις ανάγκες του σύμφωνα με τις υποδείξεις της οργανωτικής επιτροπής.
Εξόφληση/προπληρωμή προμηθευτών
συνεδρίου όπως και άλλων συνεργατών που θα συμβάλλουν στην πραγματοποίησή του.
Ενημέρωση για την οικονομική εξέλιξη του συνεδρίου
Παρέχουμε τακτική ενημέρωση στην οργανωτική επιτροπή, σχετικά με τα έσοδα και τα έξοδα του συνεδρίου.
Εκκαθάριση και τιμολόγηση του συνεδρίου
Ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών πληρωμής
Γραμματειακή υποστήριξη συνεδρίου κατά τη διάρκεια διεξαγωγής του
Επιτόπου Εγγραφές
στο συνέδριο, καθώς και επιτόπου κρατήσεις και πληρωμές για το social program του συνεδρίου (δείπνο, εκδρομές κ.α).
Έλεγχος/συντονισμός όλων των προμηθευτών και συνεργατών
του συνεδρίου (υπεύθυνων συνεδριακού χώρου, υπεύθυνων catering, τεχνικών κλπ.).
Σήμανση του χώρου
διεξαγωγής του συνεδρίου, ανάρτηση ανακοινώσεων για αλλαγές στο πρόγραμμα και ό,τι άλλο χρειαστεί.
Παροχή πληροφοριών συνεδρίου
Το “Διάζωμα Οργάνωση – Εκδήλωση” προσφέρει προσωποποιημένη εξυπηρέτηση σε κάθε συνέδριο και σαν αποτέλεσμα, εμπνέει πάντοτε εμπιστοσύνη στους συνεργάτες του. Επιπλέον, η αγάπη προς τη δουλειά μας φαίνεται στον τρόπο που αντιμετωπίζουμε την κάθε πρόκληση. Πάντοτε με χαμόγελο, ευγένεια αλλά και σιγουριά που απορρέει από την χρόνια εμπειρία, είμαστε έτοιμοι να δημιουργήσουμε μια ανεπανάληπτη εμπειρία για εσάς. Κάθε νέο project είναι για εμάς λόγος για ενθουσιασμό και αφορμή να γεννηθούν δημιουργικές ιδέες και προτάσεις που ανταποκρίνονται στον επιστημονικό σκοπό της κάθε εκδήλωσης αλλά και στην ανάγκη των συμμετεχόντων για μια ολοκληρωμένη απολαυστική εμπειρία.