Αρχική » ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΔΙΑΖΩΜΑ » Διοργάνωση Συνεδρίων

Διοργάνωση Συνεδρίων

People watching posters and discussing during a conference
Συνέδρια: Γνώση, εξειδίκευση και κατάλληλοι συνεργάτες

Η ομάδα του “Διάζωμα Οργάνωση – Εκδήλωση” διαθέτει πολυετή εμπειρία στη Διοργάνωση Συνεδρίων, ελληνικών αλλά και παγκόσμιων. Κάθε είδους συνέδριο ανεξαρτήτως μεγέθους, εφόσον κατέχουμε τόσο τη γνώση όσο και τους κατάλληλους συνεργάτες για την επιτυχημένη διεξαγωγή της.

Πεδίο Εργασίας

Καταρχάς, έδρα μας είναι η Κρήτη, η οποία συνδυάζει παράλληλα αμέτρητες επιλογές σε διαμονή, γαστρονομία και εξορμήσεις με ιδανικά διαμορφωμένους χώρους υποδοχής συνεδρίων.

Επιπλέον, μέσω της πολυετής μας εμπειρία, έχουμε αναπτύξει ένα δίκτυο έμπειρων και έμπιστων συνεργατών στο νησί, γεγονός που εξασφαλίζει την επιτυχία μέσω της σύνθετης διαδικασίας που αφορά τη διοργάνωση συνεδρίων.

Επιπρόσθετα, εκτός από το όμορφο νησί της Κρήτης, ταξιδεύουμε και αναλαμβάνουμε τη διοργάνωση και διεξαγωγή συνεδρίων σε όλη τη χώρα. Τόσο στην Ηπειρωτική Ελλάδα όσο και τα υπόλοιπα νησιά της χώρας.

Αίθουσα παρουσίασης κατά την διάρκεια Διοργάνωσης Συνεδρίων του Διάζωμα


Αναλυτικότερα οι υπηρεσίες μας που αφορούν τη διοργάνωση συνεδρίων 

  • Σύνταξη προϋπολογισμού
    για το εκάστοτε συνέδριο καθώς και παροχή προσφοράς ανάλογα με τις ανάγκες και απαιτήσεις τις οργανωτικής επιτροπής.
  • Αναζήτηση χορηγών και εκθετών
    πιο συγκεκριμένα, δημιουργία χορηγικών πακέτων αλλά και διευθέτηση του εκθεσιακού χώρου και των περιπτέρων, κατόπιν σχετικής συζήτησης με την οργανωτική επιτροπή κάθε συνεδρίου.
  • Αναζήτηση και προτάσεις συνεδριακών χώρων
    που ανταποκρίνονται στις ανάγκες που προκύπτουν στο εκάστοτε συνέδριο, όπως και επισκέψεις επιθεώρησης στους χώρους μαζί με την εκάστοτε οργανωτική επιτροπή.
  • Παροχή του κατάλληλου τεχνικού εξοπλισμού
  • Οργάνωση και διαχείριση του λεγόμενου “social program” του συνεδρίου
    μπορεί να περιλαμβάνει την δεξίωση υποδοχής (welcome reception), το επίσημο δείπνο του συνεδρίου, δραστηριότητες, επισκέψεις χώρων με ξεναγούς και εκδρομές, κατόπιν ζήτησης.
  • Οργάνωση διαλειμμάτων καφέ ή/και μεσημεριανών γευμάτων
  • Κρατήσεις σε ξενοδοχεία και εστιατόρια
  • Κανονισμός και διαχείριση κάθε είδους μεταφορών (για παράδειγμα κρατήσεις πτήσεων, λεωφορείων, πλοίων κλπ. )
  • Αναζήτηση παροχής κάθε είδους αναγκαίας υπηρεσίας από το δίκτυο συνεργατών μας 
    (για παράδειγμα catering, poster panels κτλ.)
  • Δημιουργία και συγχρονώς ενημέρωση του διαδικτυακού τόπου του συνεδρίου
  • Προωθητικές ενέργειες προς όλους τους πιθανούς συμμετέχοντες
    σύμφωνα με την καθοδήγηση της εκάστοτε οργανωτικής επιτροπής (Newsletter, email, δελτία τύπου, social media).
  • Αποστολή επιστολών πρόσκλησης (Invitation Letter)
    κατόπιν ζήτησης από τον εκάστοτε συμμετέχοντα.
  • Σχεδιασμός, παραγωγή και διαχείριση του έντυπου και ηλεκτρονικού υλικού για τη διοργάνωση συνεδρίων
    (λογότυπα, αφίσες, banners, πρόγραμμα, τεύχος περιλήψεων, σημάνσεις αιθουσών και χώρων)
  • Διαχείριση λοιπού συνεδριακού υλικού
    (για παράδειγμα τσάντα, γραφική ύλη, δώρα προσκεκλημένων ομιλητών, καρτελάκια ονομάτων με περιλαίμιο κλπ.)
  • Δημιουργία και παροχή πιστοποιήσεων παρακολούθησης / συμμετοχής
    σε όλους τους σύνεδρους που παρακολούθησαν το εκάστοτε συνέδριο.

    Εκτέλεση διαδικασιών από τους συμμετέχοντες εύκολα και γρήγορα μέσα από το δικό μας online σύστημά διαχείρισης συνεδρίων
  1. Υποβολή περιλήψεων
    από τους ενδιαφερόμενους συμμετέχοντες καθώς και Online αξιολόγηση των υποβολών από την Επιστημονική Επιτροπή του Συνεδρίου.
  2. Εγγραφή στο συνέδριο
    καθώς και δυνατότητα εξόφλησης μέσω πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας ή με κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό του Συνεδρίου.
  3. Κρατήσεις και πληρωμές δωματίων σε ξενοδοχεία, υπηρεσιών μεταφοράς και κρατήσεις για τις κοινωνικές εκδηλώσεις που αφορούν το πρόγραμμα του συνεδρίου (dinner, εκδρομές κ.α)

    Οικονομική διαχείριση του συνεδρίου
  1. Εισπράξεις πληρωμών 
    από τους συμμετέχοντες μέσω καρτών και τραπεζικών καταθέσεων για τις εγγραφές συμμετοχής  στο συνέδριο αλλά και τις κοινωνικές εκδηλώσεις.
  2. Εισπράξεις χορηγιών για το συνέδριο
  3. Εξόφληση/προπληρωμή προμηθευτών
    συνεδρίου όπως και άλλων συνεργατών που θα συμβάλλουν στην πραγματοποίηση του.
  4. Ενημέρωση για την οικονομική εξέλιξη του συνεδρίου
    στην Οργανωτική Επιτροπή.
  5. Εκκαθάριση και τιμολόγηση του συνεδρίου
    με αναλυτικό απολογισμό εσόδων/εξόδων σε εύλογο χρόνο μετά το πέρας των εργασιών του συνεδρίου καθώς και απόδοση του κέρδους του συνεδρίου.
  6. Ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών πληρωμής
    κατόπιν ή κατά την διάρκεια του συνεδρίου στους συμμετέχοντες.

    Γραμματειακή υποστήριξη συνεδρίου κατά τη διάρκεια διεξαγωγής του
  1. Επιτόπου εγγραφές κατά την διάρκεια του συνεδρίου και στις κοινωνικές εκδηλώσεις
  2. Έλεγχος/συντονισμός όλων των προμηθευτών και συνεργατών
    του συνεδρίου (υπευθύνων συνεδριακού χώρου, υπευθύνων Catering, τεχνικών κτλ.).
  3. Σήμανση των αιθουσών του συνεδρίου αλλά και ανάρτηση του καθημερινού προγράμματος των παρουσιάσεων
  4. Παροχή πληροφοριών συνεδρίου 
    όπως και εξυπηρέτηση όλων των συμμετεχόντων.  

Το “Διάζωμα Οργάνωση – Εκδήλωση” προσφέρει προσωποποιημένη εξυπηρέτηση σε κάθε συνέδριο και σαν αποτέλεσμα, εμπνέει πάντοτε εμπιστοσύνη στους συνεργάτες του. Επιπλέον, αγαπάμε τη δουλειά μας και αυτό φαίνεται στον τρόπο που αντιμετωπίζουμε τα πάντα.  Πάντοτε με χαμόγελο, ευγένεια αλλά και σιγουριά που απορρέει από την χρόνια εμπειρία, είμαστε έτοιμοι να δημιουργήσουμε μια ανεπανάληπτη εμπειρία για εσάς.

Κάθε νέο project είναι για εμάς λόγος για ενθουσιασμό και αφορμή να γεννηθούν δημιουργικές ιδέες και προτάσεις που ανταποκρίνονται στον επιστημονικό σκοπό της κάθε εκδήλωσης αλλά και στην ανάγκη των συμμετεχόντων για μια ολοκληρωμένη απολαυστική εμπειρία.