Συχνές Ερωτήσεις για την Διοργάνωση Συνεδρίων
Η διοργάνωση συνεδρίων είναι μια σύνθετη διαδικασία που απαιτεί εμπειρία, στρατηγικό σχεδιασμό και αξιόπιστη υποστήριξη. Στην ενότητα αυτή συγκεντρώσαμε τις πιο συχνές ερωτήσεις που δεχόμαστε από πελάτες και συνεργάτες μας, για να σας βοηθήσουμε να κατανοήσετε καλύτερα τις υπηρεσίες μας και να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει.
Αν δεν βρείτε την απάντηση που αναζητάτε, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας – είμαστε εδώ για να σας υποστηρίξουμε σε κάθε στάδιο της διοργάνωσης του συνεδρίου σας.
Τι περιλαμβάνει η διοργάνωση ενός συνεδρίου;
Η διοργάνωση συνεδρίου είναι μια σύνθετη διαδικασία που περιλαμβάνει τον πλήρη σχεδιασμό και την υλοποίηση όλων των σταδίων ενός επαγγελματικού event. Από την επιλογή του κατάλληλου συνεδριακού χώρου και τη διαχείριση εγγραφών, μέχρι την τεχνική υποστήριξη, την επικοινωνία με ομιλητές και τη διαχείριση χορηγιών, η ομάδα μας στο Διάζωμα Οργάνωση – Εκδήλωση αναλαμβάνει κάθε πτυχή με επαγγελματισμό και ακρίβεια.
Πώς μπορώ να ξεκινήσω τη διαδικασία διοργάνωσης συνεδρίου;
Η διαδικασία ξεκινά με μια πρώτη επικοινωνία για να κατανοήσουμε τις ανάγκες και τους στόχους σας. Στη συνέχεια, σας προτείνουμε εξατομικευμένες λύσεις για την επιτυχημένη διοργάνωση του συνεδρίου σας, προσφέροντας ένα πλήρες πακέτο υπηρεσιών.
Ποιες περιοχές εξυπηρετείτε;
Αναλαμβάνουμε τη διοργάνωση συνεδρίων σε όλη την Ελλάδα, με ιδιαίτερη εμπειρία σε πόλεις όπως η Αθήνα, η Θεσσαλονίκη, το Ηράκλειο, τα Ιωάννινα και η Πάτρα. Το γραφείο μας έχει οργανώσει συνέδρια σε αστικές και νησιωτικές περιοχές με απόλυτη επιτυχία.
Αναλαμβάνετε και διεθνή ή υβριδικά συνέδρια;
Ναι, διοργανώνουμε διεθνή και υβριδικά συνέδρια, υποστηρίζοντας υπηρεσίες όπως διερμηνείες, online συμμετοχές, τεχνική υποστήριξη livestreaming και πλήρη διαχείριση εγγραφών σε πολλαπλές γλώσσες. Η διεθνής εμπειρία της ομάδας μας αποτελεί εγγύηση για την επιτυχία του συνεδρίου σας.
Ποιο είναι το κόστος για τη διοργάνωση συνεδρίου;
Το κόστος εξαρτάται από παράγοντες όπως ο αριθμός συμμετεχόντων, η διάρκεια του συνεδρίου, οι παρεχόμενες υπηρεσίες και η τοποθεσία. Παρέχουμε εξατομικευμένες προσφορές που καλύπτουν πλήρως τις ανάγκες κάθε πελάτη. Επικοινωνήστε μαζί μας για να σας στείλουμε ένα αναλυτικό πλάνο και οικονομική πρόταση.
Γιατί να επιλέξω το Διάζωμα για τη διοργάνωση του συνεδρίου μου;
Με εμπειρία άνω των 25 ετών και δεκάδες επιτυχημένες διοργανώσεις σε όλη την Ελλάδα, το Διάζωμα Οργάνωση – Εκδήλωση προσφέρει υψηλού επιπέδου υπηρεσίες με συνέπεια, δημιουργικότητα και επαγγελματισμό. Επικεντρωνόμαστε στην άρτια εμπειρία του συμμετέχοντα και στην άψογη υλοποίηση κάθε λεπτομέρειας.
Προσφέρετε υπηρεσίες διαχείρισης χορηγιών και προβολής συνεδρίων;
Ναι. Η ομάδα μας αναλαμβάνει τη διαχείριση χορηγών και τη συνολική επικοινωνιακή προβολή του συνεδρίου, από τη δημιουργία χορηγικών πακέτων και την εξεύρεση υποστηρικτών, έως την προβολή σε στοχευμένο κοινό μέσω social media, newsletters και εξειδικευμένων καναλιών. Ενισχύουμε την απήχηση και τη βιωσιμότητα της διοργάνωσης.
Υπάρχουν υπηρεσίες υποστήριξης μετά τη λήξη του συνεδρίου;
Βεβαίως. Παρέχουμε post-conference υποστήριξη που περιλαμβάνει στατιστικά συμμετεχόντων, αποστολή πιστοποιητικών, αρχειοθέτηση υλικού, βίντεο, αναφορών και υποστήριξη για επαναληπτικές εκδηλώσεις. Μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε microsite με το υλικό του συνεδρίου για μελλοντική χρήση ή δημοσιότητα.
Παρέχετε υποστήριξη και για επιστημονικά ή διεθνή συνέδρια;
Ναι. Το γραφείο μας διαθέτει εμπειρία στη διοργάνωση επιστημονικών και διεθνών συνεδρίων, με υπηρεσίες που περιλαμβάνουν διαχείριση abstracts, εγγραφές, διερμηνεία, φιλοξενία ομιλητών και σύνδεση με διεθνείς επιστημονικές κοινότητες. Αναλαμβάνουμε πλήρως την τεχνική και οργανωτική υποστήριξη σύμφωνα με τα πρότυπα κάθε επιστημονικού φορέα.
Πόσο νωρίς πρέπει να ξεκινήσει ο σχεδιασμός ενός συνεδρίου;
Ο ιδανικός χρόνος για να ξεκινήσει η οργάνωση ενός συνεδρίου είναι 8 έως 12 μήνες πριν την ημερομηνία διεξαγωγής. Αυτό επιτρέπει σωστό προγραμματισμό, καλύτερη διαθεσιμότητα χώρων και ξενοδοχείων, καθώς και επαρκή χρόνο για τη διαμόρφωση του επιστημονικού προγράμματος και των παράλληλων δράσεων.